Genomförande

Mål och förväntningar på utbytet

Att genomföra ett framgångsrikt utbyte kräver stort engagemang och planering från båda organisationer. Grundliga förberedelser ökar möjligheterna till en givande vistelse, men det handlar om flexibilitet och att vara realistisk i vad som är rimligt att hinna med under den relativt korta tiden.

Ett genomtänkt syfte och mål med utbytet lägger grunden för ett lyckat utbyte. Att vara medveten om den andra partens förväntningar och mål är viktigt i all typ av samverkan men kanske än viktigare när en hel/stor del av en organisation är inblandad och inte bara individer.

Det är lätt att förväntningarna på resultat blir för höga i förhållandet till den tid man har på sig under vistelsetiden om man inte på ett tidigt stadie stämt av detta med varandra. Det blir också lättare att planera innehåll och aktiviteter om man har en gemensam bild av förväntade resultat och effekter och kan sätta ord på detta.

Ny kunskap och nya perspektiv

Syfte och mål är i grunden att generera ny kunskap och nya perspektiv till utbildning, forskning och verksamhet, att skapa mervärde för bägge parter genom etablerandet av nya samarbeten, få tid att lära känna den nya organisationen och utveckla samverkan tillsammans.

För akademiker kan det handla om att

Få tiden till att utveckla kurs med den externa parten och/eller hitta teman för studentarbeten av olika slag
Fördjupa kontakterna och få reda på hur den andra organisationer fungerar, skapa strukturer för samverkan
Lära sig hur man gör idag ute i arbetslivet och öka trovärdigheten inför studenterna
Vara på plats på ett otvunget sätt och hitta gemensamma intressen inom utbildning och forskning
Tillämpa processer och modeller i verkliga miljöer
Stärka förutsättningarna för långsiktigt strategiskt samarbete och hitta nya hållbara former för, och struktur kring samverkan
Utöka student- och forskarkontakterna för mottagande företag/organisation
personlig utveckling

För den externa organisationen om att

Få en forskares ögon på verksamheten
Ta ett steg mot att knyta till sig lärosäten närmare
Delta i kursutveckling, väcka studenternas nyfikenhet och göra dem mer anställningsbara
Fördjupa forskning med studenter - låta studenter jobba mångvetenskapligt kring skarpa projekt
Skapa möjligheter till gemensamma forskningsprojekt

Sagt av deltagare

Jag var hos mottagaren i annat land i tre ca två veckor långa perioder. Dessa längre sammanhängande perioder fungerade mycket bra både för mig och dem. Jag fick på detta sätt möjlighet att både följa och engagera mig i flera olika utmaningsdrivna projekt, team och kurser. Jag kan starkt rekommendera dessa sammanhängande längre perioder för att komma in i den verksamhet man försöker förstå och lära sig.

Jag tog ut tiden under 12 månader istället för 6 månader. Det passade bättre för högskolans och mottagarens verksamhet.

Jag skulle ha haft nytta av om den kunde genomföras under lägre tidsperiod, eftersom det tar tid och man behöver vara i fas med arbetet för att det ska ge så mycket som möjligt

Planering av utbyte

Tidsplanering

Utgångsläget för utbytena är att vistelsetiden ska vara 6 månader på 20%, en dag i veckan. Tidsplaneringen är dock beroende av innehåll och vilken typ av organisation man vistas hos. 10% under ett år är också möjligt om det är något som försvårat en mer koncentrerad vistelse. Det kan till och med vara positivt då det innebär att kontakten med den externa organisationen varar längre och man hinner med mer trots att man inte är på plats fysiskt lika regelbundet.

Utlandsvistelser

För utlandsvistelser är ett mer koncentrerat upplägg en förutsättning. Ett mer koncentrerat utbyte har också visat sig vara ett bra upplägg då det underlättar att vara i en ny organisation en längre tid i början för att hinna arbeta in sig i gruppen. När man bara är på plats en dag i veckan från början kan det finnas en risk att man blir en betraktare och inte riktigt lär känna de nya medarbetarna och arbetsplatsen.

Utbyten i organisationer som inte ligger geografiskt nära lärosätena kräver en tydligare planering av hur tiden fördelas och att det finns utrymme i budget för resor och logi.

Avtal

Det kan vara viktigt att i ett tidigt skede under diskussionerna med mottagarorganisationen undersöka om det kommer att krävas sekretessavtal eller avtal på grund av andra begränsningar. I de fall ett sekretssavtal eller liknande är aktuellt bör jurist anlitas.

Aktiviteter under utbytet

Akademikern ska vara en aktiv medarbetare vara närvarande och delta i verksamheten och de specifika uppdrag och projekt som utförs ska vara del av mottagande organisations verksamhet. Huvudsyftet med ett utbyte är att lära känna organisationen och medarbetarna samt skapa ömsesidiga lärprocesser.

Planerade aktiviteter kan handla om att undersöka möjligheten till utbildningssamverkan eller att praktiskt genomföra studiebesök eller gästföreläsningar, men också direkt deltagande i arbetet i den externa organisationen i form av gemensamma uppdrag och verksamhetsutveckling. Delar av utbytet kan också vara att anordna gemensamma workshops och konferenser där praktiker får möta forskare/lärare.

Mottagande organisation

Att ta emot en forskare/lärare kan ses som ett strategiskt samarbete hos den externa organisationen som kopplas mot prioriteringar inom verksamheten. Mottagande organisation behöver säkerställa att det finns en plats att sitta på för akademikern och en mottagare/handledare som kan hjälpa till med praktiska saker och kontakter internt på organisationen. Aktiviteter för att introducera akademikern i organisationens uppdrag och hur man kan ta tillvara på akademikern för att sprida kunskap i organisationen bör planeras för att främja nätverksbygge och andra utbyten internt.

För ett framgångsrikt utbyte bör mottagaren formulera vilka mervärden vistelsen kan innebära för verksamheten och hur erfarenheter sprids i organisationen till kollegor. Akademikern ska vara en aktiv ”medarbetare” och ha en fysisk arbetsplats för att kunna vara närvarande och delta i verksamheten. Det är viktigt att avsätta tid för avstämning och dialog och tillsammans reflektera löpande över lärdomar i vistelsen och samverkan. Var noga med att hela organisationen får ta del av detta.

Genomför uppföljning efter vistelsen för att ringa in resultat och effekter och skapa förutsättningar för att sprida det i verksamheterna.

Studentmedverkan och utbildningsfokus

Genom att sätta utbildningssamverkan och studentmedverkan i fokus för vistelserna skapas nya kontakter och nätverk som kan leda till en rad aktiviteter som ökar utbildningars kvalitet och relevans. Utbytet kan fokusera på att arbeta upp relationer och struktur för framtida utbildningssamverkan och identifiera möjligheter i form av gästföreläsningar, studiebesök, studentarbeten, praktik och samverkansdoktorander.

Fördelen med att ha vistelser som sträcker sig över längre tid är att en ofta personberoende utbildningssamverkan kan bli mer strukturerad och organiserad. Här är det möjligt att studenterna själva kan utgöra referensgrupper för utveckling av samverkan i utbildningen och föda in tankar och förslag.

Studenterna kan också vara delaktiga i utbytet genom studiebesök och få tillgång till aktuella och behovsanpassade frågeställningar/projektuppgifter.

Förslag på studentsamverkan

Genomför studiebesök under tiden för utbytet
Diskussioner med kårmedlemmar, programansvariga studenter för att veta vilka utbildningsprogram/kurser som är i stort behov av utökad arbetslivsanknytning
Bjud med kursansvarig student på möte med mottagande organisation
Extra aktiviteter i samband med arbetsmarknadsdag
Föreslå projektarbeten och examensarbeten tillsammans med mottagande organisation

process-genomforande-7-small-header-background

Rekommendationer

– sammanställning för genomförandefasen

Studentdelaktighet
För att möjliggöra för studentdelaktighet, där studenter deltar på plats hos mottagarorganisationen under vistelsen, är planering och god framförhållning två nyckelfaktorer. Utmaningen ligger i logistik och tajming då kurserna har sina färdigplanerade upplägg och uppgifter och det blir svårt att matcha möjligheter som dyker upp med studenternas arbetsprocesser.

Mål och förväntningar
För att öka måluppfyllelse och resultat under akademikerns vistelse hos mottagarorganisation är ett noggrant gemensamt planeringsarbete avseende upplägg, mål och förväntningar för vistelsen en framgångsfaktor. Det är bra med en gemensam målbild av vad utbytet ska generera både för akademikern och för mottagarorganisationen.

Val av mottagare
I de utbyten där akademikern redan har en etablerad kontakt med mottagaren har effekten blivit att samverkansarbetet snabbare kunnat komma igång då tid inte behövts läggas på att exempelvis sätta sig in i verksamheten och skapa nya relationer i samma utsträckning.

Kontaktpersoner
Det kan vara utmanande som mottagare att räcka till när något oförutsett händer i den dagliga verksamheten och arbetet behöver omprioriteras. Även att hitta tid till att ta tillvara på erfarenheter och resultat som genereras under vistelsen kan vara en utmaning. En lösning på detta kan vara att akademikern har fler ”kontaktpersoner” hos mottagarorganisationen som kan träda in vid hög arbetsbelastning eller om ordinarie kontaktperson slutar i verksamheten. På så sätt kan arbetet fortlöpa enligt tidplan och uppsatta mål.

Fortsatt relation
Prata redan under utbytet om hur den fortsatta relationen kan säkerställas efter avslutat utbyte. Genom att involvera fler kollegor i respektive organisation och utöka kontaktnätet redan från början ökar möjligheterna till fortsatt samverkan.

Nästa fas: 3. Uppföljning

Kontaktinformation

samverkan@sh.se