Initiering

Syfte

Lärosätet bör först tydliggöra övergripande syfte och mål med personrörlighetsprogrammet, vad det är man vill uppnå med satsningen. Att ett antal forskare/lärare är ute i andra organisationer samtidigt är ett effektivt verktyg för att förverkliga lärosätets strategier. Det kan handla om att öka relevans och kvalitet i utbildning och undervisning genom studentmedverkan eller att låta programsamordnare och kursansvariga göra utbyten för att föda in nytt material i program och kurser. Det kan finnas en önskan att fördjupa samverkan med redan befintliga parter eller att skapa fler samverkansmöjligheter och utökade kontaktnät.

Finansiering

Externa medel kan fortsatt sägas vara mycket fördelaktiga för att få till ett personrörlighetsprogram. Genom att tillföra externa medel kan incitamentet för att gå in med egna medel stärkas – lärosätet växlar på det sättet upp sina egna medel. Den interna finansiering som huvudsakligen har använts inom ramen för PAUS-projektets utbyten är centrala rektorsmedel.

Viktigt att komma ihåg är att det förutom kostnaden för själva utbytena behövs administrativa resurser för att skapa ett personrörlighetsprogram, t ex i form av projektledare eller liknande och av ekonomistöd. Beroende på omfattning och syfte mm kan dessa kostnader variera. Viktigt att tänka på är att ett program tar tid att genomföra och att man från lärosätet ser till att resurssätta de tjänster som behövs i god tid, inte bara avseende de personer som skall göra utbyten.

Ett konkret exempel på hur man kan gå tillväga är att tillsätta en ekonom centralt som har hand om programmet där medel ligger centralt på en rektorsaktivitet. De personer som gjort utbyten har konterats på den aktiviteten med 20% i 6 månader (liknande omfattning som övriga utbyten i PAUS). Att ekonomifunktionen har bestått av en och samma person har varit bra för att ha koll på projektet och för att säkerställa redovisning av medfinansiering mm. En rekommendation är att se till att vara noga med vilken procentsats för OH (over head) som skall gälla så de sökande (om den modellen är vald) vet vad de skall räkna på.

Jag har utvecklat min förmåga till att leda och samverka i en variation av aktiviteter som har både djup och komplexitet

Att vara drivande utan att ha total kontroll

I möten med aktörer jag normalt inte samverkat med har jag identifierat betydelsen och effekterna av att vara lyhörd genom att ta del av olika perspektiv, önskemål och behov.

Strategi

Planering av ett utbyte bör starta i god tid då flertalet aktiviteter i processen är tidskrävande. En viktig del i processen är att bestämma strategi för genomförande av utbyten för att uppnå önskat resultat för samtliga deltagare. Steg 1 bör vara att välja styrgrupp, arbetsgrupp samt att kontakta studentkåren och öppna upp för förslag och kontaktpersoner. Styr- och arbetsgrupp gör en tidsplanering samt en plan för marknadsföring och genomförande. Planera gärna in 4-6 månader för processen kring utlysning och val av deltagare.

Vid ett litet antal utbyten inom ett större lärosäte rekommenderas att välja en strategi som steg 2. Vid ett mindre lärosäte kan den valda strategin utgå ifrån att alla inom lärosätet har möjlighet att söka ett utbyte hos extern organisation.

Förslag på strategier för att avgränsa utlysningen och antal sökanden:

Välj en institution för utbytet
Fokusera endast på utbildningssamverkan och studentmedverkan
Vilket/vilka utbildningsprogram vill man utveckla
Välj ett forskningsområde
Gör utlysning för utbyte enbart hos strategiska partner
Gör utlysning för en person/institution eller motsvarande
Begränsa regionalt/nationellt/internationellt
Att enbart låta en viss roll/akademisk nivå/tjänstenivå delta

Val av extern organisation

Det kan vara en fördel att arrangera utbytet med någon av lärosätets strategiska samarbetspartners. Relationer mellan forskare/lärare och samarbetspartners organisation är redan etablerade och fungerande och utbytet ger då tid att fördjupa och bredda samarbetet ytterligare.

Med tanke på att utbytet görs under en kortare period, kan det vara krävande att inleda ett samarbete med en helt ny organisation och tiden inte medge att effekter och resultat uppnås. Men att välja en ny partner för personalrörligheten, kan emellertid vara ett värdefullt sätt att etablera ett samarbete med en aktör som lärosätet och dess forskare/lärare intresserar sig för. Med goda förberedelser och en väl genomarbetad plan, kan ett sådant utbyte bli framgångsrikt och generera nya långsiktiga samarbeten.

Ett viktigt kriterium i bedömningsprocessen bör vara mottagande parts strategiska roll för att gynna hela lärosätet och inte bara individen och institutionen.

Gemensamt för alla personrörlighetsutbyten är den noggranna planeringen, exempelvis tillhandahållandet av en arbetsplats, rutiner kring säkerhet, sekretess av material, kostnader i - Storlek på företaget/organisationen samband med aktiviteter med mera.

Kriterier att betrakta vid val av extern organisation:

Kommer samarbetet att gynna hela lärosätet och inte enbart den enskilde forskaren/läraren
Storlek på företaget/organisationen
Start-up eller befintlig verksamhet
Ideella organisationer
Inom landet eller utomlands – vem betalar resor och boende?
Krav på att minst 80% av utbytet sker hos mottagande part, ej bara besök och möten utan en arbetsplats bör finnas hos värdorganisationen
Förmedling av kontakt med handledare och HR för att kunna säkerställa en fungerande arbetsplats kring rutiner, säkerhet och tillgång till nätverk mm
Kan lärosätet bistå med kontakter i fall där akademikern inte själv har kontakter
Kan utbytet fungera som en dörröppnare, då en helt ny kontakt etableras med stor potential för framtida samarbeten

Utlysning och ansökan

När beslut är taget om vilken strategi som är mest lämpad, blir nästa steg att planera och genomföra en utlysning. En utlysning kan ske på flera olika sätt men bör vara storleksanpassad för att matcha strategin man har valt samt antalet planerade utbyten.

En utlysning bör innehålla

Beskrivning av syftet med utbytet
Tidsperiod för ansökan och för utbytet
Beskrivning av hur finansieringen sker
Beskrivning av processen för ansökning
Vilka typ av organisation som kan bli godkända
Vilket fokusområde som är aktuellt och beskrivning av vad som menas med det (ex. student- och utbildningsfokus)
Hur resor ska hanteras under utbytet
Om det är det tillåtet att genomföra utbytet utanför Sverige/EU
Hur urval av deltagare kommer att ske, bedömningskriterier
Vilka krav på uppföljning som kommer krävas (utvärdering/sammanfattning/presentation/redovisning/rapport/fokusgrupp m.m.)
Presentation av styrgrupp och projektledare

Om man parallellt med en intern utlysning vill inspirera och informera lärosätets externa kontakter, är det lämpligt att utforma ett separat informationsblad/ansökningsblad till dem med information om de krav som ställs samt tips och rekommendationer kring uppföljning och spridning av erfarenheter.

Ansökan från kandidaterna bör innehålla

Syfte med utbyte gällande samverkan
Beskrivning av ansökandes tjänst och roll och tidigare samverkanserfarenheter
Förväntade effekter för lärosäte och extern organisation
Tidsplanering för utbytet
Budget med lönekostnader samt kostnader för eventuella resor och andra direkta kostnader
Godkännande av enhetschef eller motsvarande
Godkännande för intern finansiering av prefekt eller motsvarande
Kontakt och organisation för mottagande
Brev från mottagaren som bekräftar att akademikern är välkommen och kommer att ha en plats att sitta på och en kontaktperson
förslag på ersättare under tiden för utbytets genomförande

Styrgruppens ansvar

Styrgruppen för projektet bör tillse en jämn balans mellan nedanstående punkter. Beslutet sker i styrgruppen för projektet och kan antingen tas genom ett gemensamt beslut baserat på diskussion eller genom en systematisk bedömningsmall. Vid en större utlysning med önskemål om transparens i urvalsprocessen rekommenderas en bedömningsmall med förutbestämd formel. Områden som nytta/relationer/effekter kan definieras genom bedömningen bra/utmärkt/ingen effekt.

Förslag på beslutskriterier

Institution
Tjänstenivå/akademisk nivå
Fakultet/Område
Kön
Syfte för individen
Individens motivation
Nyttan för lärosätet och mottagarorganisationen
Utbildningsfokus, Effekter på grund-/master-/doktorand-utbildning
Studentaktiviteter under utbytet
Kort-/Långsiktiga effekter
Nya kontakter skapas via utbytet
Starkare relation till befintliga kontakter nås via utbytet
Tillgodosedd finansiering
Relevant och aktuell mottagare av utbytet
Genomförbarheten

Sagt av deltagare

Jag skulle ha haft nytta av om den kunde genomföras under lägre tidsperiod, eftersom det tar tid och man behöver vara i fas med arbetet för att det ska ge så mycket som möjligt

Ja, 20% är en enligt mig en perfekt omfattning, tillräckligt mycket tid för att man skall hinna genomföra ett arbete som verkligen ger alla deltagare något, och samtidigt inte för tidsmässigt belastande så att man inte hinner med andra åtaganden på institutionen

En utmaning för mig har varit att planera tiden tillsammans med företaget. Planeringen med företaget kan ta tid och eftersom förväntningarna är stora på en tillfällig ”inhouse-forskare” är det viktigt att själva arbetet kan komma igång direkt

Rekommendationer och tips

– en sammanställning av initieringsfasen

En rad utmaningar har identifierats som är bra att ha i beaktande när ett personrörlighetsprogram ska planeras och genomförs. Nedan återges dessa kort:

Studentdelaktighet

Om studenter ska kunna vara delaktiga i ett utbyte behöver detta planeras in långt i förväg då det kan vara utmanande att ändra i redan fastlagda kursplaner. Det bör tydligt framgå redan i ansökan på vilket sätt studenterna ska medverka för att underlätta planeringen och säkerställa goda resultat.

Förankring inom lärosätet

Det är viktigt att personrörlighetsprogrammen förankras på rätt nivåer i organisationen och hos kommunikationsavdelningen. Detta för att få uppbackning, stöd och input i utformning, spridning och inriktning på programmet. Ledningens tydliga stöd visar på lärosätets positiva inställning till samverkan och ger incitament och vilja att delta.

Administrativt stöd

Se över vilka möjligheter till administrativt stöd som finns kopplat till samverkan. Särskilt viktigt är det med goda kontakter mellan ekonomiadministratör, kommunikatör och projektledare.

Ersättare under utbytet och planeringshorisont

Erfarenheter visar att vissa akademiker inte ser behov av ersättare medan andra behöver men saknar det under sin utbytesperiod. Detta kan resultera i alltför hög arbetsbelastning och merarbete. Genom en lång planeringshorisont – från utlysning till start av utbyte – skulle detta kunna underlättas då en mer optimal planering kan genomföras med hänsyn till exempelvis schemalagd undervisning och mottagarorganisationens dagliga verksamhet. Exempel på tidshorisont är 12 månader.

Kontaktinformation

samverkan@sh.se