Uppföljning
Rapport och reflektion
Uppföljning av utbytet rekommenderas ske vid flera tillfällen, redan när utbytet har startats och senare när utbytet är avslutat. Att rapportera om de resultat och erfarenheter ett utbyte gett är viktigt både för spridning till kollegor och organisationer men också för att de individer som varit direkt delaktiga ska kunna reflektera över sina erfarenheter och kunna se både kortsiktiga effekter och de förväntade på längre sikt. Det är viktigt att följa upp både akademikerns, mottagarens och eventuella studenters erfarenheter.
Enkäter är ett bra sätt att samla in konkreta resultat, för feedback på processen eller synliggöra tydliga utmaningar och framgångsfaktorer. Fokusgruppsamtal med flera akademiker och mottagare som tillsammans diskuterar skapar möjligheter till att lyfta blicken och tänka bredare än sin egen samverkan, vilket ökar möjligheten till ett framgångsrikt utbyte med goda effekter även för andra och lärosätet i stort. De studenter som varit delaktiga i ett utbyte bör också bjudas in till fokusgruppsamtalen och/eller bidra med en kort text kring upplevelsen.
Att formulera en text, exempelvis ett blogginlägg, kring sina erfarenheter ger också tillfälle för reflektion och är också ett sätt att direkt dela med sig av detta. Även mottagare och studenter bör bjudas in till att bidra.
Kommunikation och spridningsaktiviteter
Att kommunicera och sprida resultat, lärdomar och erfarenheter är en mycket viktig del för att nå goda effekter som når längre än bara de enskilda individerna och deras organisationer. Kontaktvägar och nätverk behöver spridas till kollegor och förhoppningsvis kan delade erfarenheter inspirera andra till samverkan.
Förslag på spridningsaktiviteter
- Hemsida/Blogg där texter och rapporter från de som tidigare gjort utbyten presenteras. Eller intervjufilmer och reportage som följer ett utbyte.
- Formella möten som frukostklubbar, informationsseminarium, föreläsningar på avdelningen, presentationer för styrgrupper/ledning inklusive den mottagande organisationens ledning och medarbetare.
- Informella möten och tillfällen vid lunch och kafferasten.
- Studenter och undervisning - Konkreta resultat som sprids till studenterna i undervisningen eller genom att kurser och program utvecklats i samverkan med den externa organisationen
Sagt av deltagare
Majoriteten av mina kurskamrater hittade ämnen för sina masteruppsatser, ett par har sökt praktikplats och kontakter genom kursen har varit värdefulla för våra fortsatta arbeten. Min studie blev inledningen till min mastersuppsats.
För undervisningen och studenterna är det väldigt givande att möta nya platser och sammanhang så länge det förklaras hur dessa kopplar till kursernas mål. Samarbetet har gett mig idéer om ett utökat samarbete med mottagarorganisationen.
För studenterna har det haft en direkt effekt i de två kurser det integreras. De har fått veta vad mottagarorganisationen gör, hur denna bedriver genusarbete, hur ett arkiv fungerar, hur man kan forska där.
Att stora relativt omfattande projekt kan genomföras med begränsade resurser om alla parter är engagerade och drivna. Att studenterna är en ovärderlig tillgång i sådana arbeten och att dessa visar ett enormt engagemang, självständighet och mognad när de ges ansvar och utrymme!
Utvärdering
För personrörlighet finns det, som för all typ av samverkan effekter som kan ses relativt snabbt – till exempel att fler studenter väljer att göra examensarbete eller praktik hos den mottagande organisationen. Många effekter blir dock synliga på längre sikt och kan vara svåra att härröra till en specifik insats.
Uppföljning av kvantitativa indikatorer
Även om kvantitativa indikatorer inte är tillräckliga för en utvärdering, innehåller personrörlighetsprogrammen samverkan som kan följas upp och kvantifieras genom att titta på vissa nyckeltal. Att använda sig av förutbestämda indikatorer beroende på vad både personrörlighetsprogrammet och varje enskilt utbyte har för syfte och mål gör det möjligt att följa upp resultaten vilket i sin tur är ett steg mot att kunna utvärdera effekter.
Mätbara resultat
Alla utbyten är olika men det bör redan under ansökningsprocessen identifieras uppföljningsbara indikatorer för de förväntade resultaten då varje utbyte vanligtvis producerar någon form av mätbara resultat för utbildning och/eller forskning. Det kan röra sig om gemensamma forskningsansökningar, rapporter, seminarier, konferenser och andra presentationer. Eller för utbildningssamverkan; antalet examensarbeten, studentprojekt, praktikplatser, gästföreläsningar, studiebesök och hur många studenter som nås av resultat och erfarenheter som forskare/lärare hämtar hem till olika kurser och program.
Indikatorer
I rapporten UtvInd – Utveckling av indikatorer för uppföljning av samverkan presenteras ett 20-tal indikatorer för uppföljning av samverkan. Här presenteras även en modell för uppföljning som inte bara inkluderar indikatorer utan också relaterar dessa till andra kvalitetsprocesser inom lärosätet samt mer kvalitativa fallstudier.
Fallstudier finns också beskrivet i SKÖN- Samverkansintegrerat Kvalitetssystem för Ökat Nyttiggörande - där det lyfts fram och ingår som en del i lärosätenas kvalitetssystem.
Meritvärde och samverkansskicklighet
För att beskriva på vilket sätt ett personutbyte varit meriterande behöver individen kunna beskriva både de faktiska resultaten och effekterna som uppnåtts men också på vilket sätt man bidragit till detta och förståelsen för hur det kan användas vidare. Här ingår också förståelsen för vad samverkan givit den andra organisationen.
Gemensamma workshops i att skriva fram erfarenheter och lärdomar kopplat till samverkansskicklighet och hur värdet av att verka i en extern organisation kan specificeras i meritportfölj för akademiker är fördelaktigt både för inspiration och erfarenhetsutbyte.
För att samla och beskriva sina erfarenheter från utbytet och reflektera kring sin samverkansskicklighet utifrån dessa erfarenheter kan verktyget från MerSam-projektet användas.
MerSam för utvärdering
Genom att använda MerSams verktyg kan användarna både beskriva de väldigt konkreta resultaten av utbytet men också reflektera över sin egen samverkansskicklighet och hur ett utbyte bidragit till att öka den både i personlig utveckling men också kompetens i forskning och utbildning:
Visa på ökad samverkansskicklighet genom att lyfta nya initierade projekt och strukturer för samverkan inom utbytet och beskriva hur samverkan utvecklats genom stegvis fördjupade kontakter med samverkansparten, där personrörlighetsutbyte är den del i en sådan utveckling och där man också ökat sin samverkansskicklighet genom att jobba systematiskt med samverkan.
Mer konkreta resultat på framgångsrik samverkan är där utbytet genererar publikationer, rapporter, böcker, innovationer och prototyper och där nära diskussioner, samtal och ett ömsesidigt lärande kring ett konkret projekt bidrar till ökad samverkansskicklighet.
Att i sin reflektion beskriva hur studenterna påverkats av utbytet kan i vissa fall vara centralt då det handlar om kvalitet i undervisning. Studentperspektivet kan därför vara ett exempel på samverkan, där studenters lärande och förbättrad utbildning visar samverkansskicklighet.
Rekommendationer
– sammanställning för uppföljningsfasen
Uppföljning av utbytet rekommenderas ske vid flera tillfällen, redan när utbytet har startats och senare när utbytet är avslutat. Det är viktigt att följa upp både akademikerns, mottagarens och eventuella studenters erfarenheter.
Att använda sig av förutbestämda indikatorer beroende på vad varje utbyte har för syfte och mål gör det möjligt att följa upp resultaten.
Kontaktvägar och nätverk behöver spridas till kollegor och förhoppningsvis kan delade erfarenheter inspirera andra till samverkan.
Gemensamma workshops i att skriva fram erfarenheter och lärdomar kopplat till samverkansskicklighet och hur värdet av att verka i en extern organisation kan specificeras i meritportfölj för akademiker är fördelaktigt både för inspiration och erfarenhetsutbyte.
Några exempel på lärdomar och erfarenheter från utbyten som bidragit till ökad samverkansskicklighet:
- Träna sig på att möta motstånd och ifrågasättande.
- Lärande av och med varandra, ömsesidig vägledning och påverkan för att optimera utvecklingen.
- Nya perspektiv som forskare genom kritiska frågor till resonemanget kring forskningsresultat och förstå vikten av detta.
- I möten med andra aktörer, identifierat betydelsen och effekterna av att vara lyhörd genom att ta del av olika perspektiv, önskemål och behov.
- Ökad förståelse för en annan verksamhet.
- Utvecklad förmåga till att leda och samverka i en variation av aktiviteter som har både djup och komplexitet.
- Utvecklat ledarskap genom ökad förmåga att förhålla sig agilt till de möjligheter som ges.
- Att vara drivande i en process utan att ha total kontroll.
Processens 4 steg
1. Initiering
Syfte
Finansiering
Strategi
Utlysning & ansökan
Rekommendationer
2. Genomförande
Mål och förväntningar
Planering
Mottagande organisation
Studentmedverkan
Rekommendationer
3. Uppföljning
Rapport och reflektion
Kommunikation och spridning
Utvärdering
Meritvärde och samverkan
4. Justering
Strategi
Resultat och uppföljning
Praktiska detaljer
Nästa fas: